Google Appsで無料で使えるプロジェクト管理ツール:Gantter

NPO団体ではGoogle for Nonprofitが無料で使えるため、いわゆるGoogle Apps for Workも無料で使用することができます。

じゃあプロジェクト管理もExcelではなくて、Googleスプレッドシートを使おう!
というところまではいいのですが、結局Excelと同じ感じで一生懸命フォーマットを整えたり、日時に修正があったら、上から順番に線表を直したりしていませんか?

それは実にもったいないのです。
なぜかというと無料で素晴らしい機能を持ったアプリがあるからです。

今日は、それをご紹介したいと思います。

 

名前は、Gantterです。
海外のサービスですが、ほぼ日本語対応しており、 MS Projectよりもはるかに直感的にガントチャートを引くことができます。
スケジュールやタスクだけでなく、人的リソースの管理もできるため、Excelスケジュールよりもはるかに綿密なスケジュールを立てることが可能です。

もちろん、日付に変更があれば、それに応じて自動的にスケジュール図も変更され、簡単に最新の状況を反映することができます。

さてここからが使い方です。
画面ショットを多めに使って、インストール前の方もイメージしやすく書いてみます。
一番いいのは、やはり自分でインストールしてみて触ってみるのがいいですね。

 

インストール方法

Googleドライブを開き、左にある「作成」ボタンをクリックします。
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「アプリを追加」をクリックします。

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右上の検索窓に「Gantter」と入力し、Enterキーを押します。
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以下のメッセージが表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。
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Googleドライブのトップページから、左上の「作成」ボタンを押すと、「Gantter Project」が表示されるので、クリックします。
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Googleドライブが外部のアプリケーション(Gantter)に接続ことを許可するかどうかのメッセージが表示されるため、「承認」ボタンをクリックします。
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以下の画面が表示されれば、インストール完了です。
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使用方法

Gantterはたくさんの機能があるので、全てはご紹介できませんが、初めて利用するにあたって使用するであろう基本的な機能をご紹介します。

まずは、タスクを登録する前にタスクを割り当てるリソース(人的資源=人の名前)を登録します。

左アイコンの「リソース」を選択し、「リソースの名前」を記入します。
この時、「コスト」で一時間あたりのコストを指定しておくと、全体のコスト計算が自動でなされます。
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次は、タスクの登録です。

タスクの登録は、「名前」欄にタスク名を、「開始」「終了」の日付や「期間」の入力を行います。
すると右側に自動的にガントチャートが表示されます。

このタスクの内容を変更すると、ガントチャートの内容も変更されます。

もちろん、各タスクを階層化して、大きなカテゴリと詳細なタスクに分けて記載することも可能です。

例えば、「イベント準備1」にカーソルをあてて、上部ツールバーの「⇒」アイコンをクリックします。
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すると「イベント準備1」が右に一つ分インテンドされて、表示されます。
これでタスクの依存関係を示す、階層化が可能です。
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画面上で変更できないような内容は、基本的には上部ツールバー右の「プロパティ」アイコンをクリックすると、設定ができます。
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例えば、以下の画面では各タスクに対して、誰が担当しているのか、誰が実施するのかを設定することができます。
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リソースを入力すると、右のスケジュールに担当者の名前が表示されます。
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タスク間の関係では、このタスクが終わらないと次のタスクに入れないという状況があると思います。
これをクリティカルパスといいますが、これも以下のように設定できます。
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クリティカルパスを設定すると、右のように表示されます。
もし各タスクの期間を変更したり、順番を変更した場合も、クリティカルパスに反する変更はできないようになっています。
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プロジェクト全体のプロパティ設定は、プロジェクト名をクリックします。
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以下のプロパティでは、全体の開始終了日や1日の稼働時間や1ヵ月の稼働時間、1日あたりの終了時間などを入力することが可能です。
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最後に、外部への出力ですが、PDFやPNG(画像)形式で保存することができます。
またはGoogleドライブにドキュメントとして保存することも可能です。
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Googleドライブに保存されたGantterドキュメントは、他のGoogleアカウントと共有し、同時編集も可能です。
また同時に編集しながら、Gantter専用のチャットアプリでチャットを行うことも可能です。
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考察

最初は少し入力が面倒だったり、管理がややこしくてExcelの方がいいような気がします。
しかし、しっかり管理できるツールを使用することで、管理上のミスを減らし、無用なリスクを増やすことをなくすことができます。

全て無料でここまで管理できるツールはなかなかないので、是非小さいプロジェクトから適用し、使い勝手や利点欠点を検討した上で、ぜひたくさんのプロジェクトで使用して頂ければと思います。

 

 

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